เลือกใช้ระบบโทรศัพท์แบบไหนดี? Cloud PBX vs. On-premise IP PBX
เลือกใช้ระบบโทรศัพท์แบบไหนดี? Cloud PBX vs. On-premise IP PBX
การตัดสินใจเลือกระบบ ตู้ สาขา โทรศัพท์ (PBX) สำหรับองค์กรนั้น เป็นเรื่องสำคัญที่มีผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานและความยืดหยุ่นทางธุรกิจ ในปัจจุบันมี 2 แบบหลักๆ ที่คนมักจะพูดถึงกัน คือ ระบบ Cloud PBX หรือระบบ PBX ที่ไปอยู่บนคลาวด์ของผู้ให้บริการ และ On-premise IP PBX หรือระบบ IPPBX ที่ติดตั้งไว้ในสำนักงานของบริษัทเอง ซึ่งทั้งสองแบบก็จะมีข้อดีและข้อด้อยที่แตกต่างกัน ตามฟังก์ชั่นการทำงาน ค่าใช้จ่าย ความยืดหยุ่นและการดูแลรักษา
Cloud PBX: ระบบโทรศัพท์แบบที่ไม่ต้องมีการติดตั้งเครื่อง PBX ไว้ที่สำนักงาน
Cloud PBX หรือ Hosted PBX คือการให้บริการตู้สาขาโทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ต โดยผู้ให้บริการจะดูแลจัดการระบบทั้งหมด (รวมถึงฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์) บนเซิร์ฟเวอร์คลาวด์ของผู้ให้บริการ
ข้อดีของ Cloud PBX:
- ง่ายและมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นไม่มาก: ไม่ต้องติดตั้งและลงทุนซื้ออุปกรณ์ PBX เอง แค่จ่ายค่าใช้งานเป็นรายเดือน/รายปี
- ความยืดหยุ่นสูง (Scalability): สามารถเพิ่มหรือลดจำนวนผู้ใช้งาน (Extension) ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ตามการเติบโตของธุรกิจ
- ลดภาระ IT: ผู้ให้บริการจะดูแลการบำรุงรักษา (MA), การอัปเดต/อัปเกรดระบบ และความเสถียรของระบบ
- ความน่าเชื่อถือ: ผู้ให้บริการส่วนใหญ่มักมีระบบสำรอง (Redundancy)
เหมาะกับ: ธุรกิจ SME ขนาดเล็กที่ไม่มีผู้ดูแลระบบ IT เอง มีจำนวนผู้ใช้งานไม่มาก และมีการเปลี่ยนแปลงบ่อย
On-Premise IP PBX: ระบบโทรศัพท์ที่ติดตั้งภายในสำนักงานเอง ให้การควบคุมที่สมบูรณ์และปลอดภัย
On-premise IP PBX คือระบบ IP PBX ที่ติดตั้งเซิร์ฟเวอร์หรืออุปกรณ์ตู้สาขาโทรศัพท์ไว้ในสำนักงานของบริษัทเอง เชื่อมต่อกับสายสัญญาณเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายใน
ข้อดีของ On-Premise IP PBX:
- ควบคุมได้สมบูรณ์: องค์กรเป็นเจ้าของและสามารถควบคุมการตั้งค่า, การปรับแต่งระบบ, ความปลอดภัย, และข้อมูลทั้งหมดได้ด้วยตนเอง หากบริษัทมีเจ้าหน้าที่ IT ก็จะยิ่งสะดวกในการดูแลระบบได้เอง
- คุ้มค่าในระยะกลางและยาว: แม้จะมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นในการติดตั้ง แต่ในระยะกลางและยาว (1-2 ปีขึ้นไป) ค่าใช้จ่ายรวมจะต่ำกว่า Cloud PBX
- ปรับแต่งได้มาก: เหมาะสำหรับองค์กรที่มีความต้องการเฉพาะทาง หรือต้องเชื่อมต่อกับระบบเดิมที่มีความซับซ้อน (Legacy System)
- สามารถรองรับการทำงานแบบ Hybrid/Remoteได้: พนักงานสามารถใช้งาน IP Phone หรือซอฟต์โฟนผ่านแอปพลิเคชันจากที่ใดก็ได้ที่มีอินเทอร์เน็ต
- ความน่าเชื่อถือ: สามารถติดตั้งระบบสำรอง (Redundancy) และทำงานได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต เพราะการโทรภายใน (Internal Call) ยังคงทำงานได้แม้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตภายนอกจะมีปัญหา
เหมาะกับ: องค์กรทุกขนาด ไม่ว่าจะเล็ก กลางหรือขนาดใหญ่ที่มีบุคลากร IT, ให้ความสำคัญกับการควบคุมและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลสูง ความคุ้มค่าในการลงทุน และความรวดเร็วและความยืดหยุ่นในการใช้งาน
